Niedawno zgłosiła się do nas firma, która była w trakcie przenoszenia swojego polskiego oddziału do nowej siedziby w Warszawie.
To duża, międzynarodowa organizacja z branży systemów grzewczych. Polski oddział wspiera firmę matkę przede wszystkim w szkoleniach produktowych dla instalatorów. Na miejscu powstały dwie sale szkoleniowe: jedna większa, druga mniejsza.
Na co dzień mogą działać osobno. W zależności od liczby uczestników firma korzysta z jednej sali, drugiej sali albo z obu przestrzeni jednocześnie. Kilka razy w roku sale trzeba połączyć w jedną większą przestrzeń szkoleniową.
Pierwsze terminy szkoleń były już zaplanowane. Przeprowadzka trwała. Czasu było niewiele.
Początkowy pomysł był prosty: przenieść i zainstalować używany system AV z poprzedniej lokalizacji.
W praktyce właśnie w takich sytuacjach najczęściej okazuje się, że największym wyzwaniem nie jest sam montaż. Największym wyzwaniem jest odpowiedź na pytanie:
czy stary system naprawdę warto uruchamiać w nowym biurze?
Stary sprzęt w nowym miejscu
Firma posiadała używane tablice interaktywne, projektory i część systemu sterowania. Osiem–dziesięć lat temu był to bardzo dobry, a nawet rewelacyjny sprzęt. W poprzedniej lokalizacji działał i spełniał swoją rolę.
Dziś jednak takie rozwiązanie jest już technologią sprzed kilku generacji.
To nie znaczy, że stary sprzęt automatycznie jest zły. Często nadal można go uruchomić. Problem polega na tym, że jego ponowne wdrożenie w nowym biurze może wymagać wielu dodatkowych elementów: nowych kabli, nowych głośników, nowego projektora, dopasowania sterowania, ponownej konfiguracji i sprawdzenia kompatybilności całego systemu.
W tym konkretnym przypadku sytuacja była jeszcze bardziej złożona.
Jeden z projektorów zaginął podczas przeprowadzki. Drugi miał już za sobą znaczną część żywotności. Tablice były nietypowe, sprowadzane specjalnie spoza Polski, w modelu, który nie występował standardowo na naszym rynku. Głośniki również nie dotarły do nowej lokalizacji.
Na miejscu została część infrastruktury i szafa sterująca, którą klient chciał wykorzystać ponownie.
Tylko że w systemach AV samo pytanie „czy da się to podłączyć?” jest niewystarczające.
Znacznie ważniejsze jest pytanie:
czy po podłączeniu będzie to wygodne, stabilne i opłacalne w kolejnych latach?
Pozorna oszczędność przy przenoszeniu systemu AV
Na początku wykorzystanie starego sprzętu wydaje się najtańszą opcją.
Sprzęt już jest. Firma za niego kiedyś zapłaciła. W naturalny sposób pojawia się więc myśl: skoro działał wcześniej, może warto go po prostu zamontować ponownie.
W praktyce taka oszczędność może być pozorna.
Trzeba doliczyć:
- nowy projektor albo zamiennik,
- nowe okablowanie,
- montaż tablic,
- konfigurację sterowania,
- nowe głośniki,
- dopasowanie źródeł obrazu,
- pracę instalacyjną,
- czas testów,
- ryzyko awarii starszych urządzeń.
Do tego dochodzi najważniejszy element: niepewność.
Jeżeli projektor ma za sobą dużą część swojej żywotności, firma może zapłacić za uruchomienie całego systemu, a po kilku lub kilkunastu miesiącach wrócić do tematu wymiany sprzętu.
Wtedy oszczędność znika.
Scenariusz 1: uruchomienie istniejącego systemu
Pierwszy wariant zakładał instalację sprzętu w możliwie zbliżonej formie do poprzedniego rozwiązania.
Czyli:
- wykorzystujemy istniejące tablice interaktywne,
- dobieramy brakujący projektor,
- uruchamiamy system sterowania,
- instalujemy nowe głośniki,
- prowadzimy nowe kable,
- konfigurujemy dwie sale tak, aby mogły działać osobno lub razem.
Ten wariant był najbliższy pierwotnemu założeniu klienta.
Problem polegał na tym, że system był oparty o starszą technologię Full HD, podczas gdy dziś w salach szkoleniowych coraz częściej standardem jest obraz 4K. Dodatkowo projektory wymagały odpowiednich warunków świetlnych. Aby obraz był komfortowy dla uczestników, sale musiałyby być dobrze zaciemniane.
Do tego dochodziła kwestia samego sterowania.
Sprzęt Barco, który znajdował się w szafie, pochodzi od bardzo dobrej i cenionej firmy. Natomiast każde urządzenie ma swój cykl życia. Starszy system nadal może działać, ale może też ograniczać wybór nowych projektorów, źródeł obrazu albo sposobu korzystania z sal.
To częsty moment w projektach modernizacyjnych.
Klient widzi szafę, urządzenia i okablowanie. Wszystko wygląda profesjonalnie. Ale od strony użytkownika najważniejsze jest coś innego: czy prowadzący szkolenie będzie mógł wejść do sali i rozpocząć zajęcia bez walki z technologią.
Scenariusz 2: nowe projektory i obraz na ścianie
Drugi wariant zakładał odejście od tablic interaktywnych i zastosowanie nowych projektorów.
To rozwiązanie miało sens, ponieważ klient sam przyznał, że funkcja interaktywności tablic nie była w poprzedniej lokalizacji realnie wykorzystywana. Sale służyły przede wszystkim do prowadzenia szkoleń, prezentowania produktów i omawiania materiałów dla instalatorów.
To bardzo ważna obserwacja.
Wybór technologii nie powinien zaczynać się od listy funkcji. Powinien zaczynać się od sposobu pracy.
Jeżeli firma nie korzysta z dotyku, pisania po ekranie ani pracy warsztatowej na tablicy, to najważniejsze stają się:
- czytelność obrazu,
- prostota obsługi,
- niezawodność,
- komfort uczestników,
- możliwość szybkiego rozpoczęcia szkolenia.
Nowoczesny projektor nadal może być dobrym rozwiązaniem w sali szkoleniowej, zwłaszcza wtedy, gdy potrzebny jest duży obraz. Ale wymaga dobrze przygotowanej przestrzeni: odpowiedniej powierzchni projekcyjnej, kontroli światła, prowadzenia kabli, miejsca montażu i przemyślanego sterowania.
W tej firmie dodatkową komplikacją był fakt, że dwie sale czasem działają oddzielnie, a czasem jako jedna większa przestrzeń.
To oznacza, że system musi obsługiwać więcej niż jeden prosty scenariusz.
Scenariusz 3: monitory interaktywne dla biznesu
Trzecia opcja okazała się dla klienta najbardziej interesująca.
Zamiast odbudowywać starszy system projekcyjny, można zastosować monitory interaktywne dla firm, dobrane do wielkości sali i sposobu prowadzenia szkoleń.
W mniejszej sali naturalnym wyborem może być monitor 86 cali. W większej sali pojawił się pomysł monitora 98 cali.
Taki kierunek zmienia sposób myślenia o sali szkoleniowej.
Monitor interaktywny daje:
- jasny obraz niezależny od zaciemnienia sali,
- prostsze uruchamianie prezentacji,
- możliwość pracy z dotykiem,
- mniej elementów pośrednich,
- bardziej przewidywalną obsługę,
- nowocześniejszy sposób prowadzenia szkoleń.
W mniejszej sali taki setup może być bardzo prosty: monitor interaktywny, dwa głośniki i odpowiednie podłączenie źródła obrazu.
Bez lampy projektora. Bez powierzchni projekcyjnej. Bez konieczności każdorazowego sprawdzania, czy obraz jest wystarczająco widoczny przy świetle dziennym.
W większej sali temat jest bardziej złożony, bo monitor 98 cali jest rozwiązaniem droższym. Z drugiej strony, jeśli porówna się go z dobrej klasy projektorem, montażem, okablowaniem, sterowaniem i potencjalnymi kosztami serwisu, różnica przestaje być tak oczywista.
Ściana g-k może zdecydować o wyborze rozwiązania
Przy dużych monitorach pojawia się jednak bardzo praktyczny temat: montaż.
Monitor 86 lub 98 cali to nie jest lekki ekran, który można zawiesić na dowolnej ścianie bez analizy konstrukcji. Sam monitor interaktywny 98 cali może ważyć w okolicach 100 kg, w zależności od konkretnego modelu.
W tej firmie sale mają ściany gipsowo-kartonowe. To oznacza konieczność sprawdzenia, czy ściana pozwala na bezpieczny montaż dużego monitora. Czasami wystarczą odpowiednie punkty mocowania. Czasami potrzebne są wzmocnienia. Czasami bezpieczniejszym rozwiązaniem jest specjalny wózek montażowy.
To jest właśnie ten element, którego często nie widać w specyfikacji sprzętu.
Na stronie producenta monitor wygląda świetnie. Ma dużą przekątną, wysoką rozdzielczość i nowoczesne funkcje. Ale w realnym biurze trzeba jeszcze odpowiedzieć na kilka bardzo konkretnych pytań:
- czy ściana utrzyma ekran,
- którędy poprowadzimy przewody,
- gdzie będzie źródło obrazu,
- czy użytkownik będzie miał łatwy dostęp do podłączenia,
- czy system będzie można rozbudować,
- czy sala nadal będzie wygodna w codziennym użyciu.
W praktyce jakość instalacji bywa ważniejsza niż sama klasa urządzenia.
Co z dźwiękiem i połączeniem dwóch sal?
W salach szkoleniowych obraz jest ważny, ale nie jest jedynym elementem systemu.
Trzeba też zdecydować, jak rozwiązać dźwięk.
W mniejszej sali dwa głośniki mogą być w pełni wystarczające. W większej przestrzeni trzeba już uwzględnić wielkość sali, rozmieszczenie uczestników i sposób prowadzenia zajęć.
Dodatkowy temat pojawia się wtedy, gdy dwie sale mają działać jako jedna większa przestrzeń.
Wtedy trzeba przemyśleć:
- czy każda sala ma mieć osobny system,
- czy systemy mają się łączyć,
- jak przełączać źródła obrazu,
- jak sterować dźwiękiem,
- czy prowadzący ma obsługiwać wszystko samodzielnie,
- co wydarzy się w dniu większego szkolenia.
Najtańszym i najbardziej przewidywalnym rozwiązaniem może być stworzenie dwóch niezależnych sal, z których każda ma własny monitor interaktywny i własne głośniki.
To upraszcza codzienne użytkowanie.
Nie zawsze jednak jest najlepsze dla wydarzeń, podczas których sale są łączone. Dlatego takie decyzje trzeba podejmować nie tylko pod kątem ceny sprzętu, ale też pod kątem realnych scenariuszy pracy.
A co, jeśli w przyszłości pojawią się szkolenia online?
Na tym etapie głównym zastosowaniem są szkolenia stacjonarne dla instalatorów. Dlatego w podstawowym wariancie nie ma potrzeby dodawania mikrofonów konferencyjnych ani pełnego systemu do spotkań online.
Ale temat wideokonferencji może pojawić się w przyszłości.
Firma może za jakiś czas chcieć prowadzić część szkoleń hybrydowo, łączyć się z centralą, nagrywać materiały albo prowadzić konsultacje online z ekspertami z innego kraju.
To nie znaczy, że wszystko trzeba kupować od razu.
Oznacza to jednak, że możliwość rozbudowy warto uwzględnić wcześniej.
Czasami wystarczy przewidzieć odpowiednie okablowanie. Czasami trzeba zostawić miejsce w szafie rack. Czasami warto wybrać monitor, źródło sygnału albo system audio tak, aby późniejsza rozbudowa o kamerę, mikrofony i platformę wideokonferencyjną nie oznaczała rozpoczynania projektu od nowa.
To jedna z ważniejszych różnic między zakupem sprzętu a projektowaniem rozwiązania.
Sprzęt rozwiązuje dzisiejszy problem.
Dobrze zaprojektowany system zostawia miejsce na to, co firma może potrzebować za rok lub dwa.
Jaka decyzja będzie najlepsza?
Na tym etapie klient analizuje warianty.
Można uruchomić część starego systemu. Można wybrać nowe projektory. Można pójść w monitory interaktywne dla biznesu.
Każde z tych rozwiązań ma sens w określonych warunkach.
Stary system może być dobrym wyborem, jeśli sprzęt jest kompletny, sprawny i nie wymaga dużych nakładów. Nowe projektory mogą sprawdzić się tam, gdzie najważniejszy jest bardzo duży obraz. Monitory interaktywne mogą być najlepsze wtedy, gdy firma chce prostoty, jasnego obrazu i bardziej nowoczesnego sposobu prowadzenia szkoleń.
W tym konkretnym przypadku najmocniejszym argumentem za monitorami jest prostota użytkowania i mniejsze ryzyko związane z odtwarzaniem starszego, częściowo niekompletnego systemu.
Klient tymczasowo korzysta z pożyczonego projektora i wyświetla obraz na ścianie. To pozwala prowadzić pierwsze szkolenia, ale nie rozwiązuje tematu docelowo.
I właśnie dlatego takie decyzje warto podejmować spokojnie.
Nie zawsze trzeba kupować najdroższy sprzęt.
Nie zawsze warto ratować stary system.
Nie zawsze projektor jest złym wyborem.
Nie zawsze monitor interaktywny jest jedyną odpowiedzią.
Najważniejsze jest dopasowanie technologii do sposobu pracy firmy.
Technologia ma wspierać szkolenie, a nie je komplikować
W dobrze zaprojektowanej sali szkoleniowej technologia powinna zniknąć w tle.
Prowadzący nie powinien zaczynać zajęć od sprawdzania kabli, przełączania źródeł i zastanawiania się, czy dźwięk zadziała.
Uczestnicy nie powinni zastanawiać się, dlaczego obraz jest słabo widoczny albo dlaczego prezentacja nie uruchamia się na dużym ekranie.
Dobra sala szkoleniowa nie musi wyglądać futurystycznie.
Musi działać.
Masz podobną sytuację w firmie? Przenosisz biuro, modernizujesz sale szkoleniowe albo zastanawiasz się, czy warto wykorzystać starszy sprzęt AV?
Możemy pomóc przeanalizować dostępne warianty.
Sprawdzimy, co warto zostawić, co lepiej wymienić i jak zaprojektować rozwiązanie, które będzie wygodne dla prowadzących, uczestników i zespołu technicznego.
Napisz do Meetrix i opowiedz nam, jak działają Twoje sale szkoleniowe. Pomożemy dobrać technologię, która nie będzie przeszkadzać w pracy, tylko ją upraszczać.